为加强基建档案资料的管理，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实、安全性，结合我部特点，制定本制度。
一、 认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及国家、省关于档案工作的政策、规定，努力做好基建档案归档工作。
二、 档案资料的收集范围:凡属新建、改建、扩建的房屋，从立项、设计资料，上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复，地质勘探资料，总体规划、土方平衡，室外标高、外水、外电、下水，道路驳岸，初步设计，扩大初步设计，施工预算，开工报告，测量定位记录，施工合同，工程协议书，图纸会审记录，修改设计资料，设计修改图，竣工图，隐蔽工程图，室内设备安装资料和图纸，竣工结算，招投标工作文件等资料。
三、 档案资料统一由甲方代表移交资料管理员收集整理、归档，各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均必须办理手续，随查随还，不得任意携出室外。特殊情况必需借出时，由部领导批准，限期交还。若有丢失，除须作出书面检讨外，还视其情节处以100-500元赔偿。
四、 为便于及时使各种应存档的资料归档，凡属设计好的图纸由资料管理员发放，各项资料整理装订成册由经办人发放。两天内送达到各科室，三天内送达到施工单位。
五、 凡属订购、采购各类书籍资料，由办公室统一办理，所需数量由部领导审批决定。需借阅使用，或因工作需要长期使用者，统一由资料室编目登记，使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏，视其情节处以赔偿。
六、 对已竣工项目的基建档案资料，项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续，各种资料一式三套壹年之内交办公室及时归档。
七、 妥善保存好图片、光盘资料及时交办公室存电子档。
八、 资料室管理人员，要认真做好基建档案资料的收集，整理鉴定、保管、统计和利用工作，为领导决策提供依据。