基建档案是基本建设工作中必不可少的一个重要组成部分，在工程建设方面，从可行性研究到竣工验收后的使用，都有原始依据可查和利用价值，为保证基建档案的安全利用，特做规定如下:
1.学校内各有关部门，因工作需要查阅利用档案、文件、图纸，须经基建和维修指挥部分管领导同意，办理登记手续。
2.凡涉及工程预(决)算书、工程签证单、设计变更、图纸会审等原始资料，必须经基建和维修指挥部总指挥签字批准，方可查阅、借出，并同时办理登记、借阅手续。
3.外单位人员查阅图纸、资料，须持单位介绍信，经基建和维修指挥部分管领导批准签字和分管科室负责人签字同意后，方可查阅。
4.图纸、资料原则上不外借，查阅者一般应在档案室内查阅，如确需要借出者，须经基建和维修指挥部分管领导批准签字和分管科室负责人签字同意后，由档案管理人员办理有关借阅手续后方可借出。
5.在查阅基建档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅、复印、拍照其它项目的内容。阅后要当面交清。
6.查阅图纸者，不准在图纸上乱划或做涂改，看完后要按图纸目录中的顺序排好。
7.查阅档案者，不准拆卷、涂改。不准在档案上乱划做标记，原则上不准复制，如确需复制，需经档案管理人员允许。密件不准复制。
8.借阅档案，一般不准超过15天，届时未用完者，可到档案室办理续借手续，借阅人出差或调离时，应将所借基建档案及时归还，如需转借他人使用时，须到基建综合办公室办理转借手续。
9.查阅者必须爱护图纸、资料，并负有对基建档案的安全和保密责任，不得失密、泄密。
10.违反有关档案管理规定，给档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》